บริการระบบการจัดการฐานข้อมูลของฮาร์วาร์ด

ศ.ดร.เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์
นักวิชาการอาวุโส ศูนย์ศึกษาธุรกิจและรัฐบาล มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด
kriengsak@kriengsak.com, http:// www.kriengsak.com

มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ดมุ่งพัฒนาและสนับสนุนเจ้าหน้าที่ให้มีการปฏิบัติงานได้มีคุณภาพ มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล โดยฮาร์วาร์ดมีระบบหลายประการในการสนับสนุนการทำงานของเจ้าหน้าที่ในฮาร์วาร์ด บทความนี้ นำเสนอระบบบริการการจัดการฐานข้อมูลหรือที่เรียกกันทั่วไปว่า Records Management Services (RMS) ซึ่งดำเนินการอยู่ภายใต้สำนักการจัดการบันทึกข้อมูล (Records Management Office: RMO) ซึ่งเป็นหน่วยงานภายใต้ห้องสมุดของมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด

สำนักการจัดการบันทึกข้อมูล มีภารกิจและหน้าที่ให้ความช่วยเหลือและให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดเก็บและบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ของเจ้าหน้าที่ในรั้วฮาร์วาร์ด เพื่อความเป็นระบบ ง่ายและสะดวกต่อการเรียกมาใช้งาน โดยจะดูแลครอบคลุมในทุกขั้นตอนที่เกี่ยวกับวงจรชีวิตของการจัดเก็บข้อมูล และจัดเตรียมแนวทาง รวมทั้งทรัพยากรเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานของสำนักงานและแผนกต่าง ๆ ในฮาร์วาร์ด ยกเว้นโรงเรียนบริหารธุรกิจฮาร์วาร์ด (Harvard Business School) โรงเรียนแพทยศาสตร์ฮาร์วาร์ด (Harvard Medical School) และโรงเรียนทันตแพทย์ศาสตร์ฮาร์วาร์ด (Harvard School of Dental Medicine)

สำนักการจัดการบันทึกข้อมูล มีหน้าที่ให้ความรู้เกี่ยวกับการจัดเก็บและการทำลายการบันทึกข้อมูล การให้คำแนะนำในเรื่องการเก็บรักษาข้อมูล การให้ทางเลือกเกี่ยวกับที่เก็บบันทึกข้อมูลและการให้คำแนะนำเกี่ยวกับการควบคุมค่าใช้จ่ายในเรื่องดังกล่าว การนำเสนอแนวทางการจัดการเกี่ยวกับการบันทึกข้อมูลให้กับเจ้าหน้าที่แต่ละราย โดยมีแนวทางดำเนินงานในช่วงต่าง ๆ โดย
ช่วงก่อนการบันทึกจัดเก็บข้อมูล สำนักการจัดการบันทึกข้อมูล มีระบบให้การสนับสนุนโดยช่วยในเรื่องการตั้งชื่อ การป้องกันความเสียหายหรือหายนะที่อาจเกิดขึ้นจากจัดเก็บบันทึกข้อมูล วิธีการเลือกระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิคและวิธีในการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลที่เป็นความลับ

ช่วงระหว่างการบันทึกจัดเก็บข้อมูล สำนักการจัดการบันทึกข้อมูล มีระบบช่วยในการวิเคราะห์ไฟล์ การให้คำแนะนำในเรื่องการ Format และการดูแลรักษาการเก็บบันทึกที่มีคุณภาพ ประหยัดพื้นที่ และสามารถเรียกใช้งานได้ง่าย รวมถึงการประเมินราคาการเก็บบันทึกดังกล่าว

ช่วงสิ้นสุดการบันทึกจัดเก็บข้อมูล สำนักการจัดการบันทึกข้อมูล มีระบบช่วยเหลือดูแลในการเก็บบันทึกข้อมูลประเภทต่าง ๆ การเคลื่อนย้ายเอกสารสำคัญ และการทำลายข้อมูล เป็นต้น
ช่องทางที่สำนักการจัดการบันทึกข้อมูลใช้ในการให้บริการและติดต่อกับกลุ่มเจ้าหน้าที่ คือ ผ่านการฝึกอบรมให้ความรู้เพื่อช่วยให้สามารถเก็บบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น การใช้เครือข่ายสารสนเทศอินทราเนตในมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ผ่านทางเวปไซด์และอีเมลล์เพื่อถามตอบปัญหาเฉพาะเจาะจงในแต่ละราย รวมถึงการจัดเจ้าหน้าที่ในการให้คำแนะนำและแก้ไขปัญหาไปยังเจ้าหน้าที่ที่ต้องการใช้บริการ

นอกจากนั้น สำนักการจัดการบันทึกข้อมูล ยังมีภารกิจหน้าที่ในการวิเคราะห์ การจัดเก็บข้อมูลจากองค์กรของฮาร์วาร์ดจากทั่วโลก ทั้งที่เป็นข้อมูลที่ยังใช้งานอยู่ และไม่ได้ใช้งานแล้วแต่ยังจำเป็นต้องเก็บข้อมูลนั้นไว้ โดยมีหน้าที่กำหนดประเด็นและรูปแบบในการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้ ได้สะดวกและรวดเร็ว
ประยุกต์สู่มหาวิทยาลัยไทย

การสนับสนุนงานด้านการจัดเก็บฐานข้อมูลนี้ นับเป็นภารกิจพื้นฐานสำคัญ ซึ่งควรให้การสนับสนุนการทำงานของเจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัย เพื่อใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ การมีส่วนงานสนับสนุนเฉพาะเจาะจง ชัดเจน และมีความเป็นมืออาชีพในการดำเนินงาน ย่อมมีส่วนสนับสนุนการเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่อย่างมาก แต่ในสภาพเป็นจริงกลับพบว่า ปัจจุบันมหาวิทยาลัยไทยส่วนใหญ่ ยังไม่ได้มีการพัฒนาการใช้เทคโนโลยีในงานบริหารจัดการข้อมูลเท่าที่ควร

อย่างไรก็ตาม กรณีเจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยไทย ไม่ใช่เพียงแต่การให้ความรู้เกี่ยวกับวิธีใช้หรือด้านเทคนิคเท่านั้น แต่ประการสำคัญควรเริ่มตั้งแต่การมีระบบการปรับความคิดและค่านิยมเจ้าหน้าที่ทุกส่วนในการให้ความสำคัญกับการใช้เทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูลที่ดีมีคุณภาพ

นอกจากนั้นแล้ว การบริหารการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการพัฒนาการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ในมหาวิทยาลัย เพราะโดยความเป็นจริงแล้ว เจ้าหน้าที่ยังจำเป็น ต้องมีความสามารถบริหารจัดการข้อมูลหรือ Management Information System (MIS) ร่วมด้วย ซึ่งเป็นการบริหารจัดการในการใช้เทคโนโลยีขั้นสูงเพื่อการบริหารข้อมูลมากขึ้น

จากงานวิจัย ldquo;รายงานผลที่สำคัญ สำรวจการมีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในสถาบันการศึกษา พ.ศ. 2551rdquo; โดยสำนักสถิติเศรษฐกิจสังคมและประชามติ 3 สำนักงานสถิติแห่งชาติ พบว่า มีการใช้ระบบ Management Information System (MIS) ในการบริหารจัดการในสถาบันอุดมศึกษาไม่มากเท่าที่ควร จะมีมากเฉพาะในด้านการจัดการด้านระบบทะเบียนวัดผล ร้อยละ 77.0 ด้านการบริหารจัดการด้านงานห้องสมุด ร้อยละ 71.7 ด้านการบริหารจัดการด้านระบบการเงิน ร้อยละ 64.9 ส่วนด้านอื่น ๆ ยังไม่ได้ใช้ประโยชน์จาก MIS มากเท่าที่ควร เช่น มีการใช้ MIS ในด้านการบริหารจัดการด้านระบบบริหารบุคคล ร้อยละ 54.45 ด้านการบริหารจัดการด้านงานสารบรรณ ร้อยละ 47.6 ด้านการบริหารจัดการด้านงานพัสดุ ร้อยละ 41.7 ด้านการบริหารจัดการด้านงานประกันคุณภาพ ร้อยละ 33.8 และด้านการบริหารจัดการด้านงานประชาสัมพันธ์ เพียงร้อยละ 28.4 ซึ่งยังไม่ได้มีการใช้ประโยชน์เต็มที่จากระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบันที่ก้าวหน้าไปมาก

นั่นหมายความว่า การพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเก็บข้อมูล (Records Management Services) และการบริหารจัดการข้อมูล (Management Information System) ล้วนเป็นมิติทางเทคโนโลยีที่สำคัญที่ควรเร่งพัฒนา เนื่องด้วยจะมีส่วนเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ในส่วนงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย ซึ่งเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า แม้จะต้องลงทุนสูงในระยะเริ่มแรก แต่จะเป็นการลดต้นทุนในระยะยาว โดยหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ควรมีการพัฒนางานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารจัดการข้อมูลเป็นระบบ การผลักดันให้มีการนำไปใช้จัดการงานข้อมูลในส่วนงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย การพัฒนาบุคลากรให้มีทักษะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ฯลฯ โดยควรมีหน่วยงานดูแลเจาะจงและมีระบบการบริการที่เจ้าหน้าที่สามารถเข้าถึง รวมถึงอาจมีการจัดจ้างหน่วยงานที่เชี่ยวชาญในการพัฒนาระบบการจัดการข้อมูลให้มหาวิทยาลัย