ระดมความคิดเพื่อบริหารงาน
การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในปัจจุบันมีความรุนแรงรวดเร็ว และแตกต่างจากอดีตที่ผ่านมา ทำให้ภาวะการทำงานจริงในปัจจุบัน ต้องเข้าใจถึงสภาพการแข่งขัน และตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้การทำงานนั้นออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ
แนวทางในการบริหารงานที่ทรงประสิทธิภาพ อย่างหนึ่งทีผู้บริหารนำมาใช้คือ การทำงานเป็นทีม มีการระดมสมองช่วยคิดงาน
การทำงานเป็นทีมที่ดีนั้น ผู้นำต้องเปิดโอกาสให้ทีมงานอภิปราย ถกเถียง ส่งเสริมให้ทุกคนได้ใช้เหตุผล ได้แสดงความคิดเห็น แสดงทัศนะ หรือเสนอความคิดริเริ่มใหม่ ๆ ในเรื่องที่ต้องตัดสินใจ นับเป็นเรื่องดีที่ควรกระทำ เพราะนอกจากจะช่วยให้ได้รับประโยชน์จากความคิดใหม่ ๆ และทัศนะที่แตกต่างกันของเพื่อนร่วมงานแล้ว ยังช่วยให้การตัดสินใจของหัวหน้างานเป็นไปด้วยความรอบคอบมากยิ่งขึ้น
ในการร่วมอภิปรายนั้น ผู้นำ ต้องทำหน้าที่สำคัญประการหนึ่ง คือการทำหน้าที่เป็น ldquo;ผู้ดำเนินการและควบคุมการอภิปรายrdquo; ให้เป็นไปในทิศทางที่จะก่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน เพื่อก่อให้เกิดฉันทามติร่วมกันภายในกลุ่ม สิ่งที่ผู้นำควรดำเนินการ อาทิ
สื่อสารวัตถุประสงค์ ndash; เป้าหมายการอภิปรายให้ชัดเจน
หน้าที่จำเป็นของผู้นำ คือ การสื่อสารวัตถุประสงค์ของการอภิปรายให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น เป้าหมายจะต้องเข้าใจง่ายและมีจุดมุ่งหมายที่สมจริง เป็นไปได้ที่จะทำให้สำเร็จ เป้าหมายที่ระบุอย่างชัดเจนว่าต้องการอะไร จะช่วยให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ldquo;พูดภาษาเดียวกันrdquo;
ผลลัพธ์ของการตัดสินใจที่ประสบความสำเร็จ ส่วนสำคัญขึ้นอยู่กับการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนว่าเราต้องการเห็นสิ่งใด ต้องการให้เกิดอะไร ความชัดเจนในผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องการ จะช่วยนำทิศทางเป้าหมายไปสู่ความสำเร็จตามที่ต้องการ
ตรงกันข้าม ความคลุมเครือของเป้าหมาย ทำให้เสียเวลาการประชุมไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ เมื่อเราสื่อสารเป้าหมายอย่างชัดเจน จะช่วยให้ทุกคนเห็นภาพอนาคตที่ต้องการร่วมกันอย่างชัดเจน ซึ่งจะเห็นว่า ในเรื่องเดียวมีเป้าหมายย่อย ๆ หลายเป้าหมาย เป้าหมายที่ชัดเจนเหล่านี้จะช่วยลดโอกาสการสื่อสารออกนอกประเด็น
คุมทิศทางสู่เป้าหมาย
ถ้าการโต้แย้ง เสนอความคิดเห็นของทีมงาน กลายเป็นการพูดนอกเรื่อง นอกประเด็น ผู้นำควรทำหน้าที่สกัดประเด็น เพื่อให้ทุกคนกลับเข้ามาพูดในประเด็นที่กำลังถกเถียงกันอยู่ โดยอาจทวนซ้ำย้ำให้ที่ประชุมเห็นถึงความคิดหลัก ๆ ของแต่ละประเด็นย่อย ๆว่าใครได้แสดงความคิดเห็นอย่างไรบ้าง เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพรวมของเรื่องที่พูดทั้งหมดว่าเป็นอย่างไร อันจะช่วยให้คนต่อไปที่ต้องการแสดงความคิดเห็นจะได้ไม่แสดงคงความคิดเห็นซ้ำ
ผู้นำต้องไม่พยายามเปลี่ยนหัวข้อในเรื่องที่ยังถกเถียงกันไม่จบ แต่ต้องให้ทุกคนถกเถียงเรื่องเดียวกันจนจบ เพราะการเปลี่ยนหัวข้อขณะที่ยังไม่ได้ข้อสรุปจะยิ่งสร้างความขัดแย้งในหมู่ผู้ร่วมงานและไม่ใช่วิธีการแก้ปัญหา หน้าที่ของผู้นำคือ การจดจ่ออยู่กับประเด็นที่กำลังถกเถียงกันอยู่ ไม่ใช่ ldquo;คนrdquo; ที่กำลังถกเถียง หากต้องการผลลัพธ์ที่ได้จากการอภิปรายที่ดีที่สุด
กำหนดกติการะดมความคิด
ผู้นำจำเป็นต้องกำหนดกติกาขั้นพื้นฐาน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจ ยอมรับ และยินดีปฏิบัติร่วมกันตั้งแต่ก่อนที่จะเริ่มต้น เช่น ให้แสดงความคิดเห็นทุกคน วนไปเรื่อย ๆ และหากใครต้องการเสนอความคิดเห็นแย้ง ให้รอเสนอความคิดเห็นในรอบต่อไป เป็นต้น กติกาที่ตั้งขึ้นนี้จะเป็นหลักประกันว่าทุก ๆ ความคิดเห็นจะได้รับการรับฟังอย่างเสมอภาคกัน
สร้างบรรยากาศ กระตุ้นการแสดงความคิดเห็น
หน้าที่ของผู้นำคือ กระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนระหว่างผู้ร่วมงานอย่างอิสระในการประชุม โดยต้องเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น ผู้นำต้องสร้างบรรยากาศของการอภิปรายที่มุ่งเป้าหมาย คือ การหาข้อตกลงที่ดีที่สุดสำหรับประเด็นที่กำลังถกเถียงร่วมกัน มิใช่เพื่อการทะเลาะเบาะแว้งกัน ต้องเป็นแบบอย่างในการรับฟังข้อโตแย้ง ข้อเสนอแนะต่าง ๆ อย่างอดทน ใจกว้าง และสร้างบรรยากาศให้ทุกคนในกลุ่มมีใจเปิดกว้าง ยินดีรับฟังกันและกัน
ดังนั้นในการดำเนินการอภิปรายผู้นำต้องทำหน้าที่เป็นเหมือนผู้ดำเนินรายการกำหนดเป้าหมายในการอภิปรายอย่างชัดเจนรวมทั้งสื่อสารสิ่งที่ต้องการให้ทีมงานเข้าใจอย่างชัดเจน เพื่อ มาตราฐานในความคิดที่ตรงกัน และสามารถกำจัดทางเลือกที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปได้อย่างรวดเร็ว ในขณะเดียวกันผู้นำต้องใช้ความกล้าในการแทรกแซงหากเกิดการโต้เถียงกันอย่างเผ็ดร้อน ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นทักษะที่ต้องได้รับการฝึกฝนบ่อย ๆ จากประสบการณ์จริง จนเมื่อเกิดความชำนาญแล้ว ย่อมเป็นเรื่องง่ายในการบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมตามเป้าหมายที่ได้ตั้งใจไว้
Tags:
เผยแพร่:
หนังสือพิมพ์ไทยนิวส์
เมื่อ:
2007-06-11