?วางแผนการใช้เวลา? เมื่อคิดหาความสำเร็จในชีวิต
คนจำนวนมากต้องเสียเวลาอย่างมากในการตามแก้ปัญหา ซึ่งเกิดจากการไม่ยอมให้เวลากับการวางแผนก่อนที่จะดำเนินการสิ่งต่าง ๆ ด้วยความคิดว่าldquo;ไม่ต้องวางผงวางแผนหรอก ลุยไปเลย ถ้ามีปัญหาก็ค่อย ๆ แก้กันไปrdquo;
...แม่บ้านบางคนต้องเสียทั้งเงินแลเวลาไปจ่ายค่าปรับ เพราะมัวแต่ยุ่งกับงานบ้านจนลืมไปจ่ายค่าน้ำค่าไฟให้ตรงเวลา
...นักศึกษาหลายคนต้องเสียเวลาในการเรียนวิชาเดิมซ้ำอีกเทอม เนื่องจากสอบตกเพราะไม่ตั้งใจเรียนในห้องและใช้เวลาไปเที่ยวเล่นแทนการอ่านหนังสือทบทวนบทเรียนในช่วงใกล้สอบ
...นักธุรกิจบางคนต้องเสียเวลาไปกับธุรกิจที่ล้มเหลวและความสัมพันธ์ที่มีปัญหาในครอบครัว เนื่องจากไม่ได้วางแผนการทำงานอย่างดีเพียงพอและขาดสมดุลในการใช้เวลากับครอบครัว
จากประสบการณ์ส่วนตัว ผมพบว่าหากเรายอมเสียเวลาส่วนหนึ่งในตอนแรกเพื่อคิดวางแผนให้รอบคอบก่อนจะเริ่มดำเนินการใด ๆส่วนใหญ่งานนั้นมักจะราบรื่นไม่มีปัญหา หรือถ้ามีปัญหาก็เป็นปัญหาที่ปลีกย่อย แก้ได้ไม่ยากนัก และมักจะได้ผลงานที่มีคุณภาพตามเป้าหมายที่ต้องการ ไม่ต้องย้อนกลับไปเริ่มต้นนับหนึ่งใหม่เพราะทำผิดพลาด ผิดทิศ ผิดทาง ดังคำพูดของศัลยแพทย์ชาวฝรั่งเศสผู้มีชื่อเสียงท่านหนึ่งได้กล่าวให้ข้อคิดไว้ว่า ldquo;ถ้าผมมีเวลาแค่ 4 นาที ในการผ่าตัดคนไข้ ผมจะใช้เวลา 1 นาที เพื่อวางแผนการผ่าตัดให้ดีที่สุด และใช้เวลา 3 นาทีที่เหลือในการผ่าตัดrdquo; เราต้องคิดวางแผนให้ดีที่สุดก่อนการทำสิ่งใด ๆ เพราะบางครั้งเราอาจไม่มีโอกาสเริ่มต้นใหม่เป็นครั้งที่สองก็เป็นได้
ดังนั้นผู้ที่ต้องการประสบความสำเร็จในชีวิตจงคิดให้มาก วางแผนให้มาก และบริหารเวลาในชีวิตให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด โดยเริ่มจาการตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจนทั้งระยะสั้น-ระยะยาว ว่าอยากเห็นอะไรเกิดขึ้นในชีวิต และใช้เวลาในการวางแผนการเพื่อไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใจไว้โดยแยกสิ่งที่ต้องดำเนินการต่าง ๆ ออกมาเป็นกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อการบริหารแผนดังกล่าวให้ไปสู่ผลสำเร็จภายในเวลาที่กำหนดซึ่งมีขั้นตอนที่สำคัญดังนี้
เขียนสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด โดยการเขียนกิจกรรมทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำออกมาเพื่อความชัดเจนและเพื่อไม่ให้ตกหล่นไปในบางเรื่อง กิจกรรมที่เราจะเขียนนั้นควรครอบคลุมแง่มุมทุกด้านของชีวิต ทั้งในด้านชีวิตส่วนตัว ครอบครัว การทำงาน มิตรภาพ ความรัก กิจกรรมเพื่อสังคม เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อความสำเร็จในชีวิตที่ครบถ้วนสมบูรณ์ทุกด้านอย่างแท้จริง
ในภาคปฏิบัติเริ่มต้นเขียนจากหัวข้อใหญ่ก่อน เช่น กิจวัตรประจำวัน งานประจำ งานอดิเรก เวลาพักผ่อน เป็นต้น ต่อมาจึงเขียนกิจกรรมที่ต้องทำในหัวข้อเหล่านั้นออกมาให้มากที่สุดเท่าที่นึกได้ โดยการนำกระดาษหลาย ๆ แผ่นมา เขียนแต่ละหัวข้อใส่กระดาษแต่ละแผ่น แล้วค่อย ๆ นึกถึงกิจกรรมที่เราต้องทำในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือน แต่ละไตรมาส แต่ละปี เป็นต้น รวมไปถึงกิจกรรมที่เราวางแผนว่าจะทำกิจกรรมที่เราต้องทำเป็นพิเศษเจาะจงในบางช่วงเวลา และกิจกรรมที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิดในอนาคต ขั้นตอนการเขียนรายละเอียดกิจกรรมนี้อาจต้องใช้เวลาค่อนข้างมากพอสมควร หากเขียนออกมาไม่ได้ทั้งหมดทุกเรื่องในคราวเดียว สามารถเพิ่มเติมในภายหลังได้ยิ่งเขียนกิจกรรมออกมาได้มากเท่าใดเรายิ่งสามารถบริหารแผนและบริหารเวลาได้สมจริงมากขึ้นเท่านั้น
เรียงลำดับความสำคัญก่อนหลัง เราต้องจัดเรียงลำดับความสำคัญของกิจกรรมต่าง ๆ อย่างเหมาะสมว่า กิจกรรมใดเป็นสิ่งที่จำเป็น มีความสำคัญเป็นอันดับต้น และต้องการคุณภาพของเวลาระดับใด กิจกรรมใดที่มีความสำคัญน้อยมากสามารถตัดทิ้งได้หรือลดทอนเวลาลงได้ เพื่อให้เราสามารถบริหารแผนและบริหารเวลาได้ทั้งปริมาณและคุณภาพโดยสามารถแบ่งลำดับความสำคัญเป็น 3 ระดับ ได้แก่ สูง กลาง ต่ำ ซึ่งดูจากปัจจัย 4 ประการอันได้แก่
...คุณค่าของงาน โดยพิจารณาจากเป้าหมายชีวิตและงานที่เรารับผิดชอบประกอบกันไป
...ความเร่งด่วน: โดยพิจารณาให้ดีว่างานใดเป็นงานที่เร่งด่วนอย่างแท้จริง หรือเป็นงานที่ไม่
เร่งด่วนในตอนแรกแต่เพราะเราปล่อยปละละเลยให้เวลาล่วงเลยมานานจนทำให้งานนั้น
กลายเป็นงานเร่งด่วนในท้ายที่สุด
...ขั้นตอนในการปฏิบัติการกิจกรรมที่มีขั้นตอนในการปฏิบัติมาก ควรพิจารณาว่าขั้นตอนใดใช้เวลามาก ขั้นตอนใดที่ใช้เวลาน้อยกว่า และมีขั้นตอนใดที่สามารถทำพร้อมกับกิจกรรมอื่น ๆ ได้บ้าง
...การมอบหมายความรับผิดชอบ เราจำเป็นต้องรับผิดชอบลงมือทำเองหรือสามารถให้คนอื่นทำแทนได้
กำหนดความถี่ในการปฏิบัติของแต่ละกิจกรรม กิจกรรมแต่ละประเภทต้องการเวลาแตกต่างกันไป เราต้องพิจารณาดูว่าแต่ละกิจกรรมที่เขียนออกมานั้นต้องทำบ่อยครั้งเพียงใด ครั้งเดียว หรือต่อเนื่อง โดยเขียนออกมาตามความเป็นจริงและเหมาะสม มิใช่ตามความพึงพอใจหรือแรงกระตุ้นจากสถานการณ์หรือคนรอบข้าง ในภาคปฏิบัตินำกิจกรรมทั้งหมดที่ลงลำดับความสำคัญ สูง กลาง ต่ำ แล้วมาลงความถี่ในการปฏิบัติ โดยตั้งหน่วยของความถี่เป็นหน่วยเดียวกันเพื่อง่ายต่อการพิจารณา เช่น ldquo;จำนวนครั้งต่อวันrdquo;ldquo;จำนวนครั้งต่อสัปดาห์rdquo;หรืออาจละเอียดขนาดldquo;จำนวนครั้งต่อชั่วโมงrdquo;เป็นต้น
เมื่อได้กิจกรรมทั้งหมดที่จัดลำดับความสำคัญและความถี่ในภาคปฏิบัติเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปคือการใส่กิจกรรมเหล่านั้นลงในตารางเวลา เพื่อสามารถเห็นแผนที่วางไว้อย่างเป็นรูปธรรมโดยอาจใช้เป็นตารางเวลารายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี ขึ้นกับเป้าหมายและแผนงานที่เราวางไว้
ไม่ว่าเราจะเป็นใคร หรือมีอาชีพใดก็ตาม... แม่บ้าน นักเรียน นักศึกษา ครู อาจารย์ นักธุรกิจ แพทย์ พยาบาล พ่อค้า แม่ค้า ผู้ใช้แรงงานหาเช้ากินค่ำ ฯลฯ การวางแผนการใช้เวลาเป็นสิ่งสำคัญที่เราควรเรียนรู้ ทำความเข้าใจ และฝึกฝนให้เป็นนิสัย เพื่อเป็นขั้นบันไดที่นำเราไปสู่ความสำเร็จอันยิ่งใหญ่ในชีวิต
Tags:
เผยแพร่:
งานอัพเกรด
เมื่อ:
2007-11-08