เทคนิคการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ศ.ดร.เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์
นักวิชาการอาวุโส ศูนย์ศึกษาธุรกิจและรัฐบาล มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด
kriengsak@kriengsak.com, http:// www.kriengsak.com

จากบทความตอนที่ผ่านมาผมได้กล่าวว่าปัญหาสำคัญประการหนึ่งในการบริหารคือ การที่งานจำนวนมากมากระจุกตัวอยู่ที่ผู้บริหาร ซึ่งอาจเกิดในสองลักษณะ ลักษณะแรกคือ เรื่องต่าง ๆ ซึ่งจะส่งผลต่อการทำงานขององค์กรล้วนขึ้นกับการตัดสินใจของผู้บริหาร ยิ่งองค์กรใหญ่ขึ้น สายการบังคับบัญชายิ่งยาวขึ้น ขั้นตอนต่าง ๆ ยิ่งมากขึ้น สุดท้ายทำให้การตัดสินใจยิ่งช้าลง ไม่ทันการกับบริบทแวดล้อมองค์กรที่เปลี่ยนไป ปัญหานี้มักเกิดกับองค์กรที่บริหารแบบรวมศูนย์อำนาจการตัดสินใจไว้ที่ระดับบริหาร ลักษณะที่สองเป็นปัญหาอันเกิดจากการที่ตัวผู้บริหารไม่เข้าใจ หรือขาดความตระหนักในพลังของการมอบหมายงาน จึงไม่ยอมมอบหมายงาน ทำให้ตนเองต้องทำแทบทุกอย่าง ทั้งที่บางเรื่องมีคนอื่นสามารถทำแทนได้ จนในที่สุด งานติดขัดเพราะไม่สามารถทำได้

ดังนั้นเคล็ดลับของผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จประการหนึ่งจึงอยู่ที่การรู้จักมอบหมายงานอย่างถูกต้อง สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มโอกาสให้เขาประสบความสำเร็จในการทำงาน เพราะการมอบหมายงานเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างทวีคูณ มีคนมาช่วยทำกิจการงานต่าง ๆ ให้ลุล่วง ทำให้ผู้บริหารมีเวลาเพิ่มขึ้นในการทำสิ่งอื่นที่ควรทำ

สิ่งสำคัญอันดับแรกสุดคือการที่ผู้บริหารหรือผู้นำขององค์กรต้องมีการสำรวจตนเองและพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนทัศนคติความคิดในเรื่องของการมอบหมายหรือการกระจายงานอย่างมีมุมมองที่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ที่แท้จริง อันก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการบริหารจัดการภายในองค์กร ซึ่งได้นำเสนอไว้ในบทความครั้งก่อนที่ผ่านมา

ในครั้งนี้จึงเป็นตอนต่อในส่วนของเทคนิคในการมอบหมายงานว่าจะทำอย่างไรให้การมอบหมายงานหรือการกระจายงานออกไปนั้นสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยผมขอเสนอแนวทางดังต่อไปนี้

เริ่มจากการระบุงานที่ต้องทำออกมาทั้งหมด

พิจารณาอย่างรอบคอบว่าในการจะทำงานนี้ให้สำเร็จ เราต้องทำงานย่อยอะไรบ้าง พร้อมทั้งกำหนดเส้นตายของแต่ละงานอย่างชัดเจน หลังจากนั้น ให้แยกแยะงานออกเป็นกิจกรรมย่อย ๆ และพิจารณาดูว่าอะไรที่เราจะทำเอง อะไรจะมอบให้คนอื่นทำ โดยใช้หลักในการพิจารณาตนเอง คือ ความเหมาะสมสอดคล้องกับความสามารถ ขอบเขตสิทธิอำนาจ โครงสร้างและสายงานบังคับบัญชาในองค์กร

ขั้นต่อมาให้เขียนชื่อสมาชิกในทีมที่เราสามารถจะมอบหมายงานไปให้ได้
โดยพยายามนำเอาชื่อทุก ๆ คนที่อยู่ในทีมมาพิจารณาว่าใครควรที่จะทำงานอะไร โดยไม่ทิ้งชื่อใครไปสักคนเดียว พิจารณาอย่างรอบคอบว่าแต่ละคนจะสามารถทำอะไรได้ดี แต่ละคนมีความสามารถเหมาะสำหรับงานประเภทใดตามความถนัดของเขา ซึ่งการมีทะเบียนประวัติทีมงานเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะจะช่วยให้เราพิจารณาบนพื้นฐานข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างครบถ้วน ทั้งเรื่องความสามารถ การศึกษา ความชำนาญ บุคลิกลักษณะ ความสนใจของแต่ละคน เป็นต้น ทั้งนี้ สิ่งที่ต้องระลึกเสมอคือ ldquo;การมอบหมายงานผิดคน จะมีผลเท่ากับการโยนงานทิ้งไปอย่างเปล่าประโยชน์ในที่สุดrdquo; จึงต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วนจริง ๆ
ในกรณีที่พิจารณาแล้วว่าทีมงานไม่เพียงพอกับงาน ควรมีการรับทีมงานเพิ่มเพื่อทำงานให้สำเร็จ หัวหน้าไม่ควรปฏิเสธงานแต่เนิ่น ๆ หรือปัดงานที่สมควรทำทิ้งไปเพียงเพราะว่ามีคนไม่พอ แต่ควรหาทีมงานเพิ่มเพื่อจะสามารถทำงานทุกอย่างให้สำเร็จได้

การกำหนดเป้าหมายและบทบาทของผู้รับมอบหมายงาน
การมอบหมายงานไม่ได้จบเพียงการทราบว่าใครรับผิดชอบงานใด สิ่งที่ผู้บริหารมักลืมทำต่อจากนั้นคือผู้บริหารควรกำหนดเป้าหมายของงานที่จะมอบหมายให้ชัดเจนในแต่ละงาน เพื่อผู้รับงานจะรู้เป้าหมายและความคาดหวังของผู้บริหารว่าต้องการเห็นอะไรเกิดขึ้น

ให้ข้อมูลลูกทีมที่ได้รับการมอบหมายอย่างครบถ้วน
หัวหน้างานควรมีการให้ข้อมูลลูกทีมที่ได้รับการมอบหมายอย่างครบถ้วนอาทิ นโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับงานอื่น ความสัมพันธ์ระหว่างงานนั้นกับภาพรวมขององค์กร ขอบเขตความรับผิดชอบ ฯลฯ

วางแผนการคุมงาน
ผู้บริหารยังควรวางแผนการคุมงาน ทั้งวิธีการและเวลาที่ใช้ โดยพิจารณาขั้นตอนของงานแต่ละชิ้นร่วมกับกรอบเวลาของงาน เพื่อสามารถวางแผนการควบคุมเป็นระยะ ตลอดจนกำหนดวิธีการติดตามคุมงานให้ชัดเจนด้วย เช่น การส่งรายงาน การไปตรวจเยี่ยม เป็นต้น

ติดตามตรวจสอบการทำงาน
ผู้บริหารควรหาโอกาสลงไปติดตามตรวจสอบการทำงานที่ตนเองมอบหมายไปอย่างใกล้ชิดตามแผนที่วางไว้ เพราะระหว่างการทำงานอาจมีปัญหาเกิดขึ้น ซึ่งไม่ควรปล่อยปัญหาทิ้งไว้แล้วค่อยมาตามแก้ภายหลัง แต่ควรมีการติดตามตรวจสอบดูแลเพื่อจะสามารถเเก้ไข ให้คำแนะนำ ให้กำลังใจ คอยช่วยเหลือแก้ปัญหาที่ทีมงานพบเสมอ ๆ หัวหน้างานไม่ควรปล่อยให้ทีมงานต้องอยู่กับปัญหานานเกินไป เพราะนอกจากจะทำให้ไม่สามารถทำงานสำเร็จแล้ว จะทำให้ทีมงานหมดกำลังใจในการทำงาน ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานจะลดลงอย่างมาก ท้ายที่สุด เมื่องานชิ้นใดประสบความสำเร็จ หัวหน้างานควรหาสัญลักษณ์บางอย่างที่เป็นตัวเฉลิมฉลองความสำเร็จของทีมงาน เช่น กล่าวชมเชยทีมงานให้กับผู้อื่นฟัง กล่าวขอบคุณและชมเชยทีมงานโดยตรง หรือให้รางวัลแก่ทีมงาน เป็นต้น
แนวทางดังกล่าวเป็นขั้นตอนง่าย ๆ ในการมอบหมายงานให้ได้ผลสำเร็จ โดยต้องเริ่มจากการปรับความคิดและวัตถุประสงค์ในการมอบหมายงานให้ถูกต้อง แล้วมอบหมายงานอย่างรอบคอบ มีการติดตามผล และประเมินความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอ หากทำได้ดังนี้แล้ว ผลสำเร็จย่อมอยู่ไม่ไกลเกินกว่าจะไปถึงได้
0
เผยแพร่: 
นิตยสารงานอัพเกรด
เมื่อ: 
2009-06-09