ตักเตือนทีมงานภายใต้อย่างไรให้ได้งาน ได้ใจ

จากโครงสร้างขององค์กรการทำงานโดยทั่วไปที่ประกอบไปด้วยช่วงชั้นในการจัดระดับของอำนาจการบริหารงานอย่างชัดเจนว่า ผู้ใดเป็นผู้บังคับบัญชา ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาเพื่อความสะดวกต่อการบริหารงาน รวมทั้งการว่ากล่าวตักเตือนผู้ที่อยู่ภายใต้ เมื่อเกิดความผิดพลาด บกพร่องในการทำงานรวมทั้งลักษณะนิสัยต่าง ๆ ที่เป็นอุปสรรคต่อการทำงาน
อย่างไรก็ตาม ในเรื่องของการกล่าวตักเตือนผู้ใต้บังคับบัญชานั้น มักเป็นเรื่องที่นำมาซึ่งความลำบากใจให้กับทั้ง ldquo;ผู้เตือนrdquo; และ ldquo;ผู้รับการตักเตือนrdquo; มิใช่น้อย เนื่องจากเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ที่อาจเป็นเหตุให้เกิดความไม่เข้าใจ ความขัดแย้ง ความไม่ลงรอยระหว่างกัน อันเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการไปสู่เป้าหมายในงานที่ทำร่วมกัน
ตัวอย่างเช่น หัวหน้างานประเภทประสิทธิภาพนิยมมักว่ากล่าวตักเตือนคนภายใต้เป็นประจำด้วยคำพูดหรือวิธีการที่รุนแรง นำมาซึ่งการเกิดอคติมุมมองแง่ลบระหว่างกัน ไม่สามารถเป็นศูนย์รวมใจคนภายใต้ ไม่มีใครอยากร่วมงานด้วย ในทางตรงกันข้าม หัวหน้างานประเภทรักษาความสัมพันธ์รักษาน้ำใจกับลูกน้องโดยทำเป็นทองไม่รู้ร้อน เอาหูไปนา เอาตาไปไร่ ถนอมน้ำใจ ไม่กล้าเตือนลูกน้องอย่างตรงไปตรงมา มักนำมาซึ่งการเปิดช่องว่างและจุดอ่อนมากมายและนำมาซึ่งความล้มเหลวขององค์กรในที่สุด
การเรียนรู้เทคนิคในการว่ากล่าวตักเตือนหรือให้คำแนะนำกับผู้อยู่ภายใต้ จึงเป็นทักษะสำคัญที่หัวหน้างานที่ปรารถนาความสำเร็จทุกคนควรเรียนรู้และนำไปปฏิบัติ เพื่อท่านจะได้ทั้งงานและได้ทั้งใจของทีมงาน โดยหลักการสำคัญที่ผมขอนำเสนอในที่นี้มี 3 ประการได้แก่
ตั้งกฎกติกาในการทำงานให้ชัดเจน
หัวหน้างานควรสร้างกฎกติกาที่ชัดเจนในการทำงานพร้อมประกาศให้ทีมงานภายใต้ทุกคนให้รู้ทั่วถึงกันทั้งหมด เพื่อให้กฎกติกาดังกล่าวทำหน้าที่เป็นตัวประเมินหรือตัดสินความผิดพลาดหรือความบกพร่องของทีมงาน แทนการที่หัวหน้างานจะต้องไปตักเตือนหรือชนกับคนภายใต้โดยตรง เพื่อเป็นกันชนในการลดความรุนแรงที่อาจเกิดขึ้นในเรื่องของความสัมพันธ์ รวมทั้งหลีกเลี่ยงข้อครหาของทีมงานในเรื่องของการลำเอียง การมีอคติ หรือการเลือกปฏิบัติต่อคนภายใต้
โดยกฎกติกาที่ตั้งขึ้นมานั้นต้องมีความชัดเจนและมีตัวชี้วัดที่สามารถวัดความผิดพลาดได้จริงอย่างไม่สามารถเถียงได้ตัวอย่างเช่นการทำ KPI หรือ ดัชนีชี้วัดความสำเร็จในการทำงาน (Key Performance Index) การกำหนดระดับของการให้คุณให้โทษที่ชัดเจนเป็นแต้มคะแนน การสร้างช่องทางในการตักเตือนอย่างเป็นระบบ เช่น ผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ตั้งไว้อย่างเป็นระบบ เตือนผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น
เรียนรู้จักคนภายใต้ให้มากที่สุด
หลักในการว่ากล่าวตักเตือนนั้นเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ หัวหน้างานไม่สามารถใช้วิธีการเดียวกันได้กับทุกคน เนื่องจากคนแต่ละคนมีบุคลิกลักษณะและสภาพจิตใจในการรับแรงกดดันหรือรับคำเตือนสติได้แตกต่างกันคนที่มีบุคลิกหรือมีจิตใจอ่อนไหวย่อมไม่สามารถทนต่อวิธีการตักเตือนที่รุนแรงได้เท่ากับคนที่มีจิตใจเข้มแข็งกว่า ดังนั้นแทนที่การตักเตือนดังกล่าวจะสามารถบรรลุวัตถุประสงค์อาจกลับทำให้เกิดการบั่นทอนจิตใจและการถอนตัวออกไปจากการทำงานในที่สุด
ดังนั้น หัวหน้างานจึงต้องหาทางทำความรู้จักกับคนภายใต้ให้มากทั้งอย่างเป็นทางการในเวลาทำงานและอย่างไม่เป็นทางการผ่านการพูดคุย สื่อสาร เพื่อทำความรู้จักทีมงานคนภายใต้ว่าเป็นคนอย่างไร ควรที่จะใช้วิธีใดในการตักเตือนว่ากล่าว รวมทั้งการแสดงออกถึงความรักความห่วงใยต่อทีมงานในทุกครั้งที่มีโอกาสเพื่อสร้างรากฐานแห่งความไว้เนื้อเชื่อใจและเชื่อมั่นในความปรารถนาดีที่หัวหน้างานมีให้หากถูกว่ากล่าวตักเตือนในอนาคต
ตักเตือนต้องร่วมกับการชี้แนะและให้กำลังใจ
หัวหน้างานควรเรียนรู้หลักจิตวิทยาว่าไม่มีผู้ใดที่ชอบถูกดุถูกว่าอยู่ร่ำไป ซึ่งเป็นการบั่นทอนกำลังใจโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมงานมีความตั้งใจจริงแต่อาจพลาดพลั้งทำความผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจ ในทางตรงกันข้าม ldquo;คำชมเชยrdquo; เป็นสิ่งที่ทีมงานทุกคนต้องการเพื่อเป็นแรงใจในการมุมานะทำงานให้สำเร็จลุล่วงต่อไป ดังนั้นในยามที่ต้องเตือนสติทีมงานภายใต้ผู้นำหรือหัวหน้างานที่ชาญฉลาดจึงควรยึดหลักการดังนี้
...เริ่มต้นด้วยคำพูดให้กำลังใจก่อนเริ่มตักเตือนทีมงานในเรื่องใด หัวหน้างานควรปูพื้นด้วยคำพูดให้กำลังใจ และชมเชยถึงสิ่งดีที่ทีมงานผู้นั้นได้เป็นหรือได้ทำมาเพื่อเป็นการสลายอคติหรือทำลายกำแพงที่ผู้รับการตักเตือนเตรียมตั้งป้อมรับมือจากหัวหน้างานที่คิดว่าจะมาจ้องจับผิดโจมตี พร้อมเปิดใจรับฟังคำตักเตือนดังกล่าวเพื่อนำไปปรับปรุงแก้ไขพัฒนาตนเองต่อไป
...ตักเตือนอย่างตรงประเด็นด้วยความห่วงใย หัวหน้างานควรเตรียมประเด็นที่จะตักเตือนทีมงานมาล่วงหน้าโดยคิดมาอย่างรอบคอบว่าต้องการเตือนในเรื่องใดอย่างตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม หรือพูดสาธยายในประเด็นอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง รวมทั้งไม่นำความผิดพลาดในอดีตมารื้อฟื้นหรือตอกย้ำ โดยการตักเตือนนั้นควรให้ผู้ฟังสัมผัสได้ถึงความห่วงใยอยากเห็นถึงการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นของคนภายใต้ และเปิดโอกาสให้ทีมงานได้ชี้แจงด้วยใจเป็นธรรม
...ชี้แนะแนวทางแก้ปัญหาและพัฒนาตนเองการเตือนสติไม่ควรจบอยู่ที่การชี้ให้เห็นถึงความผิดพลาดเท่านั้นแต่หัวหน้างานควรชี้แนะแนวทางในการปรับปรุงพัฒนาตนเองให้กับพนักงานภายใต้ว่าควรทำอย่างไรต่อไปเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่ตนมีอยู่
ช่องทางในการว่ากล่าวตักเตือนนับเป็นอีกหนึ่งช่องทางสำคัญในการอุดรูรั่วและแก้ไขจุดอ่อนที่มีในด้านของทรัพยากรบุคคลให้ได้รับการพัฒนาเป็นจุดแข็งในที่สุด อย่างไรก็ตาม การว่ากล่าวตักเตือนเป็นเรื่องที่กระทบถึงความสัมพันธ์โดยตรงระหว่างหัวหน้าและทีมงาน ดังนั้น จึงควรดำเนินไปด้วยความระมัดระวัง โดยเริ่มจากการตั้งกฎกติกาในการทำงานที่ชัดเจนเพื่อเป็นกันชนลดแรงปะทะ การเรียนรู้จักทีมงานของตนเป็นอย่างดีเพื่อเลือกวิธีการที่ดีที่สุดในการตักเตือน รวมทั้งในการตักเตือนทุกครั้งต้องร่วมกับการชี้แนะและให้กำลังใจ เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการพัฒนาทีมงานภายใต้อย่างได้ทั้งงานและได้ทั้งหัวใจทีมงานไปครอบครอง
0
เผยแพร่: 
งานอัพเกรด
เมื่อ: 
2008-09-12