เห็นภาพความสำเร็จ ก่อนลงมือทำ

การเขียนสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดก่อนการวางแผนการใช้เวลา จะช่วยให้เห็นภาพ ldquo;กิจกรรมrdquo; ทั้งหมดที่ lsquo;ต้องทำrsquo; lsquo;ควรทำrsquo; lsquo;อยากทำrsquo; หรือ lsquo;ตั้งใจจะทำrsquo;
อย่างไรก็ตาม เมื่อเขียนกิจกรรมทั้งหมดออกมาแล้ว ก่อนที่จะจับลงตารางเวลาว่าควรทำเมื่อไรนั้น หากต้องการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพบรรลุเป้าหมาย ขั้นตอนต่อไปที่ควรทำ ได้แก่
เข้าใจลักษณะกิจกรรมที่จะทำ เราควรใช้เวลาช่วงหนึ่งในการศึกษาทำความเข้าใจกับลักษณะของกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องทำเพื่อการบรรลุเป้าหมาย โดยรู้ว่าแต่ละเรื่องที่จะทำนั้นมีรายละเอียดอย่างไร อาทิ หากเราตั้งใจว่าจะเขียนแผนยุทธศาสตร์การพัฒนาคนในฝ่ายให้เสร็จ เราต้องเข้าใจว่า การทำให้สำเร็จนั้น จะต้องหาข้อมูลในเรื่องใดบ้าง ต้องใช้เวลามากน้อยเท่าไร ต้องใช้การสอบถามทีมงานหรือการจัดประชุมจำนวนกี่ครั้ง ต้องติดต่อขอความร่วมมือจากหน่วยงานอื่นใดหรือไม่ และจะเขียนแผนอย่างไร เพื่อกำหนดเวลาเส้นตายว่า จะเสร็จสมบูรณ์เมื่อใด
จำไว้ว่า...ยิ่งเราเข้าใจลักษณะของงานที่จะทำมากเท่าใด เรายิ่งมีโอกาสวางแผนรายละเอียดได้อย่างมีประสิทธิภาพ โอกาสความสำเร็จย่อมมากตามไปด้วย
เรียงลำดับความสำคัญของแต่ละกิจกรรม ความจริงประการหนึ่งที่ควรตระหนัก นั่นคือ ไม่มีใครสามารถทำทุกสิ่งที่ต้องทำ ควรทำ และอยากทำได้ หากไม่จัดลำดับความสำคัญ ทั้งนี้ ปัญหามิใช่เพียงเรามีเวลาจำกัด แต่เรามักมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นและเป็นตัวดึงดูดให้ต้องเสียเวลาที่มีอยู่เสมอ ดังนั้น หากเราไม่จัดลำดับความสำคัญ อาจจะทำให้เรื่องสำคัญที่ควรทำก่อนถูกข้ามไป และเรากลับเสียเวลาส่วนใหญ่ทำเรื่องที่ไม่สำคัญ
เราต้องจัดเรียงลำดับความสำคัญของกิจกรรมต่าง ๆ อย่างเหมาะสม เพื่อจัดว่าอะไรควรทำก่อน อะไรควรทำหลัง อะไรควรจัดเวลาทำอย่างเจาะจง โดยพิจารณาจากปัจจัย อันได้แก่ ...คุณค่าของงานพิจารณาจากเป้าหมายชีวิตและงานที่เรารับผิดชอบประกอบกันไป...ความเร่งด่วน พิจารณาเส้นตายของแต่ละกิจกรรมว่า ต้องเสร็จสิ้นเมื่อใด และ...ขั้นตอนในการปฏิบัติการ พิจารณากิจกรรมที่มีขั้นตอนในการปฏิบัติว่า ขั้นตอนใดใช้เวลามาก ขั้นตอนใดที่ใช้เวลาน้อยกว่า และมีขั้นตอนใดที่สามารถทำพร้อมกับกิจกรรมอื่น ๆ ได้บ้าง
ทั้งนี้ เราอาจแบ่งลำดับความสำคัญเป็น 3 ระดับ ได้แก่ สูง กลาง ต่ำ
กิจกรรมที่มีความสำคัญ "สูง" ต้องทำ ไม่ทำได้ มีเวลาเฉพาะเจาะจง เช่น การไปพบกับผู้บังคับบัญชาที่นัดไว้ การเขียนรายงานที่มีกำหนดส่งเจาะจง การเข้าร่วมการประชุมของหน่วยงานที่รับผิดชอบอยู่ เป็นต้น
กิจกรรมที่มีความสำคัญระดับ"กลาง" อาจเลื่อนเวลา ลดเวลา ให้ผู้อื่นทำแทน หรือยกเลิกได้ถ้าจำเป็น เช่น การหาข้อมูล การสังเคราะห์ข้อมูล ทานอาหาร อ่านหนังสือ ออกกำลังกาย เป็นต้น
กิจกรรมที่มีความสำคัญระดับ "ต่ำ" อาจยกเลิกไป หากมีเรื่องที่สำคัญกว่าต้องทำ เช่น อ่านหนังสือพิมพ์ ซื้อของ ดูโทรทัศน์ เขียนจดหมายถึงเพื่อน เป็นต้น
กำหนดความถี่ในการปฏิบัติของแต่ละกิจกรรม กิจกรรมแต่ละประเภทต้องการเวลาแตกต่างกันไป ในภาคปฏิบัติควรนำกิจกรรมทั้งหมดที่ลงลำดับความสำคัญ สูง กลาง ต่ำ แล้วมาลงความถี่ในการปฏิบัติ โดยตั้งหน่วยของความถี่เป็นหน่วยเดียวกันเพื่อง่ายต่อการพิจารณา เช่น ldquo;จำนวนครั้งต่อวันrdquo;ldquo;จำนวนครั้งต่อสัปดาห์rdquo;หรืออาจละเอียดขนาดldquo;จำนวนครั้งต่อชั่วโมงrdquo;เป็นต้น
เมื่อกิจกรรมทั้งหมดของเรา ได้จัดลำดับความสำคัญและความถี่ในภาคปฏิบัติเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่เราค้นพบ คือ ภาพความสำเร็จที่ชัดเจนขึ้นในความคิด เราจะเริ่มเห็นว่าควรทำอะไรเมื่อไร อย่างไร หลังจากนี้ ขั้นต่อไปที่จะนำไปสู่เป้าหมาย นั่นคือ การใส่กิจกรรมเหล่านั้นลงในตารางเวลา เพื่อสามารถเห็นแผนที่วางไว้อย่างเป็นรูปธรรม ซึ่งเป็นเรื่องที่จะพูดคุยกันต่อไป
admin
เผยแพร่: 
งานวันนี้
เมื่อ: 
2008-02-12