ประเมินผลการใช้เวลา : สกัดจุดอ่อน เสริมจุดแข็ง

การบริหารเวลาจะไม่สามารถบรรลุผลสำเร็จได้อย่างสมบูรณ์หากปราศจากการ ldquo;ประเมินผลrdquo; ในแผนการใช้เวลาที่เราได้วางไว้ การประเมินผลทำให้เราสามารถวัดได้ว่าแผนการดำเนินการทั้งหมดที่ทำมานั้นเป็นแผนงานที่ดี มีประสิทธิภาพหรือไม่ มีข้อบกพร่องผิดพลาดในจุดใดบ้าง และควรจะมีการปรับปรุงแก้ไขอย่างไรบ้างในการวางแผนการใช้เวลาในครั้งต่อไป

ประเมินผลการใช้เวลาอย่างไร

เราควรมีโอกาสประเมินผลดูว่าแผนการใช้เวลาที่วางไว้นั้นสามารถทำได้จริงมากน้อยเพียงใด โดยพิจารณาจากแผนงานในแต่ละวันว่ามีกิจกรรมใดที่เราสำเร็จตามที่วางไว้ กิจกรรมใดที่ทำแล้วแต่ยังไม่สำเร็จ กิจกรรมใดที่ไม่ได้ทำเลย เพื่อเราจะมีโอกาสค้นหาสาเหตุว่าเพราะเหตุใดแผนการใช้เวลาที่เราตั้งไว้จึงประสบผลสำเร็จหรือไม่ประสบผลสำเร็จ เพื่อหาทางป้องกันหรือจะพัฒนาปรับปรุงตารางเวลาต่อไปอย่างไรบ้าง

เครื่องมือสำคัญที่สามารถช่วยในการประเมินผลการใช้เวลาได้แก่ ldquo;การจดบันทึกช่วยจำrdquo;เราอาจบันทึกการเรียนรู้จากความผิดพลาดที่เกิดขึ้น และเก็บไว้เป็นข้อคิด พร้อมทั้งหาวิธีการแก้ไข และประเมินแผนการใช้เวลาของเราที่ผ่านมา เพื่อว่าครั้งต่อไปจะไม่ผิดพลาดซ้ำในเรื่องเดิมอีก การทำความผิดในเรื่องเดิมเป็นการบ่งบอกว่าเราไม่ได้เรียนรู้อะไรเลยจากความผิดพลาดที่เคยเกิดขึ้น และเป็นการเสียเวลาให้กับความผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีกโดยไม่จำเป็น

หลักในการพัฒนาและปรับปรุงแผนการใช้เวลา
หลังจากพบจุดอ่อนหรือข้อบกพร่องจากการประเมินผลการใช้เวลาในแผนเดิมที่เราวางไว้ ขั้นตอนต่อไปคือการ ldquo;ปรับปรุงrdquo; แผนนั้น ๆ เพื่อพัฒนาแผนการใช้เวลาในสัปดาห์ต่อไปให้สามารถบรรลุเป้าหมายได้จริง

อย่างไรก็ตามการปรับปรุงแผนการใช้เวลาเป็นสิ่งที่เราต้องทำด้วยการใช้ความคิดในการพิจารณาอย่างเหมาะสมรอบคอบ โดยหลักการสำคัญที่ควรตระหนัก คือ การประเมินผลอย่าง ldquo;ซื่อสัตย์ต่อตนเองrdquo; เคารพตารางเวลาที่เราได้เริ่มต้นคิดวางแผนไว้อย่างดีแล้วในตอนแรก หากไม่ได้ทำกิจกรรมใดหรือทำไม่สำเร็จ เราควรพิจารณาอย่างเป็นกลางว่ามีเหตุผลที่ดีพอในความล้มเหลวนั้นหรือไม่ หรือมาจากความไร้วินัยไม่ควบคุมตนเองอย่างเต็มที่สุดความสามารถ และควรหามาตรการอะไรมาช่วยให้สามารถทำตามตารางเวลาได้ดีขึ้นมิใช่ด่วนสรุปว่ากิจกรรมที่ทำไม่สำเร็จนั้นไม่สมควรที่จะทำอีกต่อไป

นอกจากนี้หากเรามีบทบาทเป็นหัวหน้างาน ไม่เพียงแต่การประเมินผลการใช้เวลาของตนเอง แต่สิ่งสำคัญที่ต้องทำมากไปกว่านี้ คือ การจัดสรรเวลาไว้สำหรับการประเมินผลภาพรวมการดำเนินงานขององค์กร หน่วยงานที่เรารับผิดชอบด้วยเช่นกัน โดยมีแนวทางที่สำคัญได้แก่

ประชุมสรุปปัญหาและหาแนวทางแก้ปัญหา
โดยหัวหน้างานพร้อมกับทีมงานที่เกี่ยวข้อง ร่วมกันพิจารณาถึงความสำเร็จหรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้น เพื่อหาแนวทางในการแก้ปัญหาร่วมกัน ให้ไปในทิศทางเดียวกัน ไม่ต้องเสียเวลาในการทำความผิดพลาดเหมือนกับที่คนอื่น ๆ เคยทำมาก่อนแล้ว

การประชุมประเมินผลงานดูเหมือนเป็นการเสียเวลาแต่แท้จริงแล้วกลับเป็นการช่วยประหยัดเวลาและลดทอนความผิดพลาดเสียหายสำหรับองค์กรโดยภาพรวมในระยะยาวได้อย่างมาก

เสนอแนวทางและวิธีการที่สร้างสรรค์
เมื่อทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นภายหลังการประเมินผลแล้ว ไม่เพียงแต่การหาทางออกของปัญหาร่วมกัน แต่มากไปกว่านั้นคือควรมีวาระของการเสนอความคิดเห็นในเชิงสร้างสรรค์ใหม่ ๆ ร่วมด้วย แม้บางความคิดอาจยังไม่นำมาใช้ประโยชน์ได้ ณ ปัจจุบัน แต่อาจเป็นประโยชน์ต่อไปในอนาคต อาทิการคิดวิสัยทัศน์ขององค์กรในอีก 5 ปีข้างหน้าการวางแผนการใช้เทคโนโลยีที่จะเปลี่ยนไปในอนาคต

จัดทำคู่มือการทำงาน
หลังการประเมินผลทุกครั้งเราควรทำ ldquo;คู่มือrdquo; ในการใช้เวลาทำงานชิ้นนั้นไว้อย่างละเอียดรอบคอบ และทำรายงานสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดไว้ เพื่อว่าเมื่อเราต้องย้อนกลับมาทำงานชิ้นนั้นหรืองานที่คล้ายคลึงกันนั้นอีก หรือต้องส่งมอบงานนั้นให้คนอื่นรับผิดชอบ เพื่อไม่เป็นการเสียเวลาเริ่มต้นจากศูนย์ใหม่ แต่สามารถทำตามแนวทางของคู่มือในการทำงานอีกครั้งให้การทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว ป้องกันปัญหาจากความผิดพลาดที่เคยเกิดขึ้นมาแล้วสามารถบรรลุผลสำเร็จตามตารางเวลาที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งไม่ต้องเสียเวลาในการอธิบายงานให้คนที่มารับช่วงต่ออย่างมากเกินความจำเป็นด้วยเช่นกัน
อย่างไรก็ตามแม้เราจะมีความมุ่งมั่นตั้งใจในการที่จะบริหารเวลา บริหารชีวิต บริหารหน้าที่การงานของเราต่าง ๆ อย่างดีที่สุดแล้วก็ตามแต่หลายครั้งอาจต้องเผชิญกับปัญหา ความผิดพลาดล้มเหลว อันเนื่องมาจากอุปสรรคจากสิ่งแวดล้อมและสถานการณ์ภายนอก หรือจากความอ่อนแอภายในของเราเอง จนอาจรู้สึกท้อแท้ใจ คิดว่าตนเองคงไม่สามารถทำได้สำเร็จเป็นแน่และอาจล้มเลิกความตั้งใจไปในท้ายที่สุดซึ่งในความเป็นจริงแล้ว เราต้องยอมรับความจริงว่าในบางช่วงชีวิตเราอาจผิดพลาด ล้มเหลวไปได้บ้าง แต่ไม่ควรนำสิ่งนั้นมาเป็นเรื่องบั่นทอนทำให้หมดแรงที่จะก้าวต่อไป ในทางกลับกันควรยกให้ความผิดพลาดล้มเหลวนั้นเป็นครู เรียนรู้จากมันเพื่อไม่ทำผิดซ้ำซ้อนในเรื่องเดิมและพัฒนาตนเองให้ดียิ่งขึ้นในอนาคต

นอกจากนี้เราควรมีการสร้างแรงจูงใจด้วยการ ldquo;ให้รางวัลกับตัวเองrdquo; เป็นระยะ ๆ โดยการให้สัญญากับตัวเองล่วงหน้าว่าถ้าทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดได้สำเร็จตามแผนการเป้าหมายที่วางไว้ เช่น ตื่นนอน 6 โมงเช้าได้ติด ๆ กันเป็นเวลา 20 วัน...ทำงานที่หัวหน้ามอบหมายให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดและได้ผลงานตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ จะให้รางวัลสิ่งใดกับตัวเองบ้าง เพราะการทำเช่นนี้ทำให้เราเกิดแรงจูงใจที่จะมุมานะ อดทน พยายามทำสิ่งนั้นให้สำเร็จเพื่อได้รับรางวัลตามที่สัญญาไว้ซึ่งนอกจากเป็นการสร้างแรงจูงใจนอกเหนือไปจากการทำเพราะเห็นคุณค่าในตัวของสิ่งนั้นเองแล้ว ยังเป็นการเปิดโอกาสให้เราได้ผ่อนคลายความกดดัน และความเหนื่อยล้าจากการทุ่มเททำงานหนักด้วยเช่นกัน

การประเมินผลการใช้เวลารวมทั้งการประเมินผลการทำงาน เป็นขั้นตอนสำคัญที่ขาดไม่ได้ในการบริหารชีวิตสู่ความสำเร็จ เพื่อสกัดกั้นสิ่งที่เป็นจุดอ่อนในชีวิตไม่ให้มาทำลายความมุ่งมั่นตั้งใจของเรา รวมทั้งเป็นการเสริมจุดแข็งเพื่อส่งเสริมให้เป้าหมายที่เราตั้งใจไว้ให้สามารถประสบผลสำเร็จได้อย่างยั่งยืน
0
เผยแพร่: 
งานอัพเกรด
เมื่อ: 
2007-11-29